Past een externe telefoniste in uw organisatie?

Met de inzet van een externe telefoniste zijn vele voordelen te behalen. In dit artikel leggen we uit waarom zelf de telefoon aannemen nadelig kan zijn voor de organisatie en wat de waarde is van een externe telefoniste.

Waarom zelf de telefoon aannemen nadelig kan zijn

Wat gebeurt er met het telefoonverkeer als uw telefoniste niet op haar plaats zit? In veel organisaties kiest men ervoor om de binnenkomende gesprekken dan af te laten handelen door bijvoorbeeld het secretariaat of de afdeling verkoop. Niet zelden ontstaat hierover na verloop van tijd veel weerstand. Wij weten als telefoonprofessionals als geen ander wat er allemaal komt kijken bij de juiste en correcte afhandeling van binnenkomend telefoonverkeer. Een telefoniste krijgt te maken met een ongefilterde stroom van telefoongesprekken. Zij moet achterhalen wie zij aan de lijn heeft, van welk bedrijf deze persoon is en wat het verzoek is. Om vervolgens te bepalen hoe dit het best afgehandeld kan worden: de beller zelf verder helpen, afhouden, doorverbinden naar de juiste persoon of afdeling of een terugbelnotitie maken. Binnenkomend telefoonverkeer is niet te sturen en daarmee redelijk dwingend. Dit sluit niet goed aan bij de vaak aanzienlijke werkdruk van het secretariaat of de binnendienst verkoop. Het telefoongesprek haalt de betreffende medewerker steeds uit het eigenlijke werk en het duurt dan geruime tijd voordat deze medewerker de werkfocus weer terug heeft. Om dan daarna misschien weer een volgend gesprek te moeten beantwoorden... De eerder genoemde weerstand is dus erg begrijpelijk.

Externe telefoniste van Telefoonaanname

In dit soort gevallen is het inzetten van een externe telefoniste echt een uitkomst. Op de momenten dat de telefoniste van haar plek is, met vakantie is of bezig is met andere taken, springt een externe telefoniste van telefoonaanname.nl in zonder dat uw relatie dit merkt. Ook als er sprake is van meerdere lijnen tegelijk, pakt de externe telefoniste dit op. Zij handelt de gesprekken op exact dezelfde wijze af als uw eigen telefoniste dit zou doen. Zij verstrekt informatie, verbindt door indien gewenst, maakt terugbelnotities, houdt telefonische verkoop af en zorgt ervoor dat uw relaties met een tevreden gevoel weer ophangen.

Het team van telefoonaanname.nl fungeert voor talloze bedrijven als externe telefoniste. Dit naar grote tevredenheid van haar opdrachtgevers. Uw telefoniste of telefonistenteam krijgt hierdoor de rust om het werk beter uit te voeren, uw organisatie mist geen gesprek meer en andere medewerkers worden niet meer onnodig belast. Onze telefonistes worden voortdurend bijgeschoold en gecoacht op het professioneel en vriendelijk voeren van telefoongesprekken. Een groot bijkomend voordeel is, dat u met het gebruik van onze diensten uw telefonische bereikbaarheid ook in uren fors kunt uitbreiden. Wilt u nog langer bereikbaar zijn dan gedurende onze reguliere kantoortijden van 08:00 tot 18:00, dan kunt u ook kiezen voor bereikbaarheid tijdens het weekend, tijdens de avonduren of zelfs 24/7.

Voordelen externe telefoniste

Nog even de voordelen van een externe telefoniste op een rij:

1. altijd beschikbaar, nooit afwezig
2. goed getraind
3. directe terugkoppeling via e-mail
4. afhouden van telefonische verkopers
5. verstrekken van informatie
6. doorverbinden met juiste persoon of afdeling
7. kies uw eigen openingstijden
8. fractie van de kosten van eigen personeel