Telefonische overflow

Wij kunnen uw telefoniste(n) ondersteunen of zelfs vervangen met behulp van onze telefonische overflow. Zo zorgen wij ervoor dat al uw inkomend telefoonverkeer naar de juiste persoon binnen uw organisatie wordt geleid. Voor uw relaties verandert er niets. Zij worden professioneel te woord gestaan en doorverbonden.

Vergroting van uw capaciteit met telefonische overflow

Door de mogelijkheid van uitbesteding, kunt u uw capaciteit op elk moment vergroten. In geval van relatief weinig inkomend telefoonverkeer of bij een goede eigen bezetting, laat u uw eigen telefoniste de telefoon beantwoorden. Is het plotseling druk of is uw bezetting schaars, heeft u ons om dit op te vangen.

overlay

Directe kostenbesparing

Doordat u alleen betaalt waar u gebruik van maakt, zijn de kosten voor u overzichtelijk en beheersbaar. Telefoonverkeer laat zich niet regelen en pieken hierin zijn niet te voorkomen. Vangt u dit op met eigen personeel, dan betekent dit u hen ook betaalt in de minder drukke perioden. Door (gedeeltelijke) uitbesteding, bespaart u dus direct.

Wij herkennen uw relaties

Wij werken met de beste technieken en hebben een database waarin de gegevens van de geregistreerde gesprekken bewaard blijven. Vaste relaties worden door onze telefonistes dus herkend. Mensen die vaker bellen, hoeven hierdoor niet steeds opnieuw hun gegevens door te geven, wat door hen als zeer prettig ervaren wordt.

overlay

Inloggen op uw systeem

Het kan heel erg handig zijn om ons de mogelijkheid te geven in te loggen op uw systeem. Zij kunnen wij voor bepaalde klanten direct de beschikbaarheid van de medewerkers verifiëren en verbinden wij alleen bij beschikbaarheid door. Inloggen op uw systeem kan bijvoorbeeld ook betekenen dat wij direct de voorraad kunnen checken of andere realtime informatie aan uw relaties door kunnen geven.

Alleen doorverbinden bij beschikbaarheid werknemer

Zoals hierboven al beschreven staat, kunnen inloggen op uw systeem zodat wij direct kunnen zien of de medewerker naar wie wordt gevraagd, op zijn of haar plek zit. Dit voorkomt onnodig doorverbinden en dus onnodige kosten. Wilt u meer informatie over systemen die deze informatie weergeven, dan informeren wij u hier graag over.

Persoonlijke e-mailrapportage

Direct nadat de gespreksnotitie bij ons is ingevoerd, wordt het per e-mail naar u gestuurd. Deze e-mail gaat uiteraard naar de betreffende persoon of afdeling. De office manager ontvangt aan het einde van de dag een totaaloverzicht, zodat altijd duidelijk is wat er qua telefoonverkeer is gebeurd, wie er hebben gebeld en of alles op de juiste manier is afgehandeld.

Informatie uit uw organisatie wordt direct verwerkt

Wij schakelen razendsnel. Indien u ons informeert over wijzigingen binnen uw organisatie, verwerken wij dit direct. Dit kan gaan om een bespreking die plaatsvindt, een bedrijfsuitje, een ziekmelding, een slagboom die buiten gebruik is; alles wat u normaal ook aan uw eigen telefoniste door zou geven. Op die manier kunnen wij uw telefoonverkeer nóg efficiënter afhandelen.

Periodieke evaluaties

U wilt graag inzicht hebben en houden als het gaat om belangrijke processen binnen uw bedrijf. Zo ook als het gaat om het inkomend telefoonverkeer. Welke problemen lost u op? Wat zijn de kosten hiervan en hoe verhouden deze zich ten opzichte van alternatieven? Hoe wordt de uitbesteding door u ervaren? Wat kunnen wij beter doen? Voor deze vragen en voor andere vragen die voor u van belang zijn, komen wij periodiek bij elkaar om op die manier voor u een optimale dienstverlening te kunnen bieden.

Meer weten over telefonische overflow?

Bel nu direct voor een afspraak, wij komen graag vrijblijvend bij u langs om de mogelijkheden van telefonische overflow te bespreken.