Een goede telefoonnotitie

Het belang van een goede telefoonnotitie is in ons werk uiteraard hoog. De telefoniste kan in principe een prima gesprek voeren, maar als zij geen correcte en volledige telefoonnotitie maakt, is er voor onze klant geen goed werk afgeleverd.

Gespecialiseerd in het aannemen van de telefoon

Een telefoonnotitie van een collega bestaat vaak uit een krabbel op een blaadje met slechts een naam en een telefoonnummer. Van een bedrijf dat gespecialiseerd is in het aannemen, registreren en terugkoppelen van telefoongesprekken mag u meer verwachten. Dit is dus een groot voordeel bij de uitbesteding van het binnenkomende telefoonverkeer: elk gesprek wordt in een verslag verwerkt.

Uit welke elementen moet een goede gespreksnotitie bestaan?

De datum en de tijd dat een gesprek binnen is gekomen, zijn natuurlijk belangrijk. Deze gegevens worden automatisch door het systeem geregistreerd. Van ieder gesprek noteren wij de volgende zes elementen:

  • Wat is de naam van de beller?
  • Wat is de bedrijfsnaam of betreft het een particuliere beller?
  • Wat is het telefoonnummer?
  • Naar wie of naar wat wordt gevraagd?
  • Wat is het onderwerp van het gesprek?
  • Wat is de gewenste actie?

Met dit laatste bedoelen we dat genoteerd wordt of de beller teruggebeld wil worden, zelf terugbelt of dat een andere actie gewenst is.

Aanvulling met specifieke gegevens en belscripts

Het gespreksverslag wordt eventueel aangevuld met specifieke gegevens voor bepaalde klanten, waarvoor wij in ons systeem extra velden aan kunnen maken. Zo noteren wij in bepaalde gevallen bijvoorbeeld een geboortedatum, postcode, vestiging, gewenste behandeling, et cetera noteren. Afhankelijk van de informatie die onze klanten uit de gesprekken willen hebben, kunnen wij hiertoe een belscript maken.

Juiste spelling

Uiteraard is het belangrijk dat namen op de juiste wijze gespeld worden. En misschien wel nóg belangrijker, is of de beller mee wil werken. Als de beller alleen maar vragen stelt, geen vragen wil beantwoorden of vroegtijdig de verbinding verbreekt, kunnen wij helaas niet meer noteren dan hetgeen wij gehoord hebben.

Kies voor een telefoonservice met uitstekende gespreksnotities

Bent u op zoek naar een telefoonservice waar een hoge kwaliteitsnorm geldt als het gaat om gespreksnotities? Neem dan contact op met Edwin Smit via 010-2581010 of stuur een e-mail naar edwin.smit@telefoonaanname.nl.